5 CLAVES PARA COMENZAR A ORGANIZAR UN EVENTO
Cuando realizas una actividad para tu empresa u organizas un evento para un grupo considerable, el primer cuestionamiento es… “por donde comenzar” y como organizar un evento.
A continuación te mostramos los pasos mas importantes para la organización de eventos.
Primero. Tener claro el objetivo y carácter de nuestra actividad.
Solemne; para un aula magna o un Salón de Hotel. De esparcimiento o talleres; al aire libre (considerar estación del año) o espacio cerrado, parcelas “para eventos”, parque cerrado; salones, gimnasio, club de deportivo, etc.
Segundo. Cantidad de participantes en el evento de forma presencial.
Este punto nos ubicará, en el imaginativo, el lugar que necesitamos para congregar de manera cómoda nuestra convocatoria. Considerar un espacio en donde podamos limitar el acceso de gente ajena y mantener siempre el control del área.
Tercero. Desplazamiento, el punto a punto.
Nuestro centro de eventos debe estar a una distancia apropiada, para que nuestros invitados puedan llegar sin mayores dificultades. Considerando horarios punta, rutas de acceso y estacionamientos. Esto puede tener una importante injerencia en el programa horario de nuestro evento.
Cuarto. Calendario.
Si bien nuestra actividad es única, ya que está destinada a un grupo de personas específicas, generalmente relacionadas por un punto común; trabajo, agrupaciones, actividad, etc. Esto no está ajeno a la contingencia o actividades masivas de otro tipo, y esto puede ser determinante en el éxito de nuestro evento.
Evitar, fines de semanas largos o días llamados “sándwich”, fechas de convocatorias sociales (si está cercana o camino a nuestro destino), actividades deportivas de alto interés (selección chilena de futbol), entre otras. Obviamente dentro de lo posible, ya que, en muchos casos, hay eventos que por razones fuera de nuestras manos, no podrán ser reagendadas y son dictaminados por el cliente o jefe. En esos casos sólo nos queda sugerir – no diga que no le dije-.
Quinto. Programa y al papel.
Es bueno comenzar a imaginarnos nuestro evento desde que nos plantearon la idea. Para ello es recomendable crear un programa de origen, el cual, lo más probable será muy distinto al definitivo, pero ya nos posesionará en un espacio y tiempo para comenzar a crear nuestro evento. Entiéndase “al papel”, un archivo Word, aunque en lo personal el clásico lápiz y papel expande de mejor forma la creatividad.
Bonus, Segundo paso. Presupuesto.
Sólo en el caso de eventos organizados de forma interna en una empresa, es posible solicitar el presupuesto destinado a dicho Item. Esto nos permitirá descubrir hasta donde pueden llegar nuestras expectativas. Y pensar en que “el elefante acróbata haciendo malabarismos sobre un barril” … quizás ya no es necesario…
¿Qué te parecen estos pasos? ¿agregarías alguno?
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